Ile kosztuje obieg papieru
To przykład, nie obietnica. Firma wysyła 30 umów miesięcznie. Kurier w dwie strony kosztuje 2 razy po 25 zł, czyli 50 zł na umowę, druk i skan około 6 zł na umowę. Razem około 56 zł na umowę, czyli 1 680 zł miesięcznie, a średni obieg trwa około 3 dni. Plan Zespół kosztuje 599 zł netto miesięcznie za 250 kopert.
Do tego dochodzi czas osób, które pilnują, kto już podpisał, i ryzyko zgubionych egzemplarzy. Własny rachunek zrobisz, podstawiając swoje stawki.
Porównanie sposobów obiegu umów
| Cecha | Papier i kurier | Skan i mail | Notarize |
|---|---|---|---|
| Czas obiegu | kilka dni | godziny, zależnie od skanu | minuty |
| Koszt na umowę | druk, skan, przesyłka | druk i skan | w abonamencie |
| Dowód, kto i kiedy podpisał | podpis na papierze | brak | certyfikat dowodowy |
| Wykrycie zmian po podpisie | trudne | brak | skrót SHA-256 i pieczęć |
| Kolejność podpisów | ręcznie | ręcznie | ustawiana w planie Zespół |
| Archiwum | segregatory | skrzynki pocztowe | archiwum z wyszukiwarką |
Ryzyko sporu bez dowodu
Skan podpisu w mailu nie wykazuje, kto naprawdę podpisał i czy treść nie została zmieniona. W sporze każda ze stron powołuje się na własną wersję. Certyfikat dowodowy daje wspólny punkt odniesienia: godziny zdarzeń, adres IP, skrót pliku, pieczęć i znacznik czasu. Szczegóły znajdziesz na stronie certyfikatu dowodowego.
Bezpieczeństwo i kontrola dla działu prawnego i IT
- szyfrowanie danych w transmisji i w spoczynku,
- przechowywanie dokumentów w Unii Europejskiej,
- rejestr zdarzeń każdego dokumentu i rejestr działań administratorów,
- SSO (SAML), role i uprawnienia działów,
- API i webhooki do integracji z własnymi systemami,
- umowa powierzenia danych oraz SLA 99,9%.
Plan Organizacja
Plan Organizacja obejmuje 25 stanowisk i 1 500 kopert miesięcznie za 1 990 zł netto miesięcznie, rocznie 995 zł netto miesięcznie przy płatności z góry. Faktura ma ustalony termin płatności. Potrzebujesz więcej stanowisk? Napisz na [email protected]. Porównaj wszystkie plany w cenniku.
Granice zwykłego podpisu
Dokumenty wymagające podpisu kwalifikowanego lub aktu notarialnego trzeba załatwiać odpowiednią drogą. Notarize nie jest kancelarią notarialną. Dobrą praktyką jest spisanie, które dokumenty firmy objęte są taką formą, i podpisywanie reszty online.