Gdzie zarządca traci czas przy papierowych umowach
Zarządca z kilkudziesięcioma lokalami ma w miesiącu kilka rodzajów dokumentów: nowe umowy, aneksy z waloryzacją czynszu, protokoły przy wydaniu i zwrocie lokalu, oświadczenia o zmianie danych, wypowiedzenia. Każdy z nich wędruje do najemcy, który często mieszka w innym mieście albo pracuje w trybie zmianowym.
Przy papierze oznacza to druk, wizytę albo kurierkę, skan i segregator. Przy zwykłym skanie w mailu nie wiadomo, czy najemca widział ostatnią wersję tekstu. Przy podpisie online zarządca widzi, kto otworzył dokument, kto podpisał i o której godzinie.
Które dokumenty najmu podpiszesz elektronicznie
| Dokument | Podpis online | Uwagi |
|---|---|---|
| Umowa najmu lokalu mieszkalnego | tak | zwykła forma pisemna lub dokumentowa, zależnie od umowy |
| Umowa najmu lokalu użytkowego | tak | przy okresie powyżej roku warto sprawdzić wymagania co do formy |
| Aneks (waloryzacja, zmiana stawek) | tak | najszybszy zysk czasu przy wielu lokalach |
| Protokół zdawczo odbiorczy | tak | dołącz zdjęcia lokalu do PDF |
| Wypowiedzenie umowy | tak | sprawdź zapisy umowy o formie wypowiedzenia |
| Najem okazjonalny | częściowo | oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego trzeba załatwić u notariusza |
Jak wygląda wysyłka umowy do najemcy
- Wgrywasz umowę w PDF i wpisujesz adres e-mail najemcy oraz własny.
- Ustawiasz kolejność podpisujących (w planie Zespół), na przykład najpierw najemca, potem właściciel albo zarządca z pełnomocnictwem.
- Najemca dostaje wiadomość z linkiem, otwiera dokument w przeglądarce, wpisuje kod z maila i podpisuje.
- Obie strony dostają podpisany PDF, a do niego certyfikat dowodowy ze skrótem pliku i pieczęcią.
Aneks waloryzacyjny dla wielu lokali w jednej serii
Najwięcej czasu zarządca oszczędza przy corocznej waloryzacji czynszu. Przygotowujesz jeden wzór aneksu, uzupełniasz w nim stawkę i dane najemcy, a potem wysyłasz serię kopert po jednej na lokal. Najemcy podpisują, kiedy im wygodnie, a w panelu widzisz, którzy jeszcze nie otworzyli wiadomości. Przypominasz tylko im, zamiast obdzwaniać wszystkie lokale.
Przy 60 lokalach i trzech dokumentach na lokal w roku to około 180 kopert. Dla porównania wydruk, koperta, znaczek lub kurier i ręczne wpinanie do segregatora zajmują kilka minut na jeden dokument, a tu wysyłka trwa kilkanaście sekund.
Protokół zdawczo odbiorczy ze zdjęciami lokalu
Przy wydaniu i zwrocie lokalu spisujesz stan liczników, kluczy i wyposażenia. Zdjęcia dołączasz do PDF protokołu, a obie strony podpisują go w telefonie jeszcze na miejscu. Podpisany plik z certyfikatem dowodowym trafia do archiwum, więc przy rozliczeniu kaucji masz jedną wersję dokumentu zamiast wątku maili ze zdjęciami.
Dobrym nawykiem jest nazywanie plików według schematu adres lokalu, rodzaj dokumentu i data, bo archiwum przeszukasz po tych nazwach.
Dowód na wypadek sporu o czynsz lub stan lokalu
Spory o najem dotyczą zwykle trzech rzeczy: czy najemca znał treść umowy, czy zgodził się na aneks i w jakim stanie oddał lokal. Certyfikat dowodowy zapisuje godziny zdarzeń, adres IP i skrót SHA-256 pliku, więc późniejsza zmiana choćby jednego znaku jest widoczna. Szczegóły opisujemy na stronie certyfikatu dowodowego.
To nie zastępuje profesjonalnej opinii prawnej. Jeśli umowa dotyczy większej inwestycji, forma wymagana przez prawo zależy od czynności i warto ją sprawdzić z prawnikiem.
Który plan dla zarządcy
To przykład, nie obietnica. Zarządca, który co miesiąc wysyła 25 dokumentów (nowe umowy, aneksy, protokoły), mieści się w planie Firma: 199 zł netto miesięcznie za 40 kopert i jedno stanowisko. Biuro z pięcioma osobami obsługującymi najemców i około 150 dokumentami miesięcznie wybierze plan Zespół za 599 zł netto, czyli 250 kopert i 5 stanowisk, co daje około 2,40 zł netto za kopertę przy pełnym wykorzystaniu.
Płatność roczna z góry obniża cenę o połowę. Wszystkie warianty porównasz w cenniku, a ogólny rachunek dla firm znajdziesz w artykule ile kosztuje podpis elektroniczny dla firmy.
Porównanie z papierem i skanem
| Cecha | Papier i kurier | Skan w mailu | Notarize |
|---|---|---|---|
| Czas od wysyłki do podpisu | kilka dni | godziny do dni | zwykle minuty |
| Pewność, że najemca widział treść | brak | brak | dziennik otwarcia i podpisu |
| Wykrycie zmian po podpisie | trudne | brak | skrót SHA-256 i pieczęć |
| Przechowywanie | segregatory | skrzynki mailowe | archiwum z wyszukiwarką |
| Rejestr dla księgowości | ręcznie | ręcznie | eksport rejestru zdarzeń do CSV w planach Zespół i Organizacja |
Czego nie załatwisz zwykłym podpisem
Notarize nie jest kancelarią notarialną i nie zastępuje aktu notarialnego ani podpisu kwalifikowanego tam, gdzie prawo ich wymaga. Dla większości codziennych dokumentów zarządcy forma elektroniczna wystarcza, ale warto spisać, które dokumenty u Ciebie wymagają szczególnej formy, i resztę wysyłać online. Więcej o zakresie użycia przeczytasz w sekcji zastosowania.