Jak wyglądają podpisy online w praktyce
Podpis online zastępuje obieg papieru: drukowanie umowy, podpis długopisem, skan albo wysyłkę kurierem. Wgrywasz plik PDF, wskazujesz osoby podpisujące i wysyłasz. Podpisujący nie instaluje programu i nie potrzebuje czytnika kart. Wystarczy przeglądarka i dostęp do skrzynki pocztowej.
Każdy podpis jest powiązany z adresem e-mail potwierdzonym kodem. Zapisujemy moment otwarcia dokumentu, wpisania kodu i złożenia podpisu, adres IP oraz przeglądarkę. Na końcu plik dostaje pieczęć elektroniczną i znacznik czasu, więc późniejsza zmiana treści jest wykrywalna.
Kiedy podpisy online wystarczą
Większość umów między firmami i konsumentami można zawrzeć w formie dowolnej albo dokumentowej: umowy o świadczenie usług, zlecenia, oferty, umowy ramowe, zgody, oświadczenia i protokoły. Zwykły podpis elektroniczny ma wtedy pełną moc dowodową, a nie można mu odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że jest elektroniczny (art. 25 eIDAS).
Są też czynności, które wymagają innej formy. Dotyczy to na przykład umów, dla których ustawa przewiduje akt notarialny. Sprawdź, kiedy umowa wymaga notariusza, zanim wyślesz dokument do podpisu.
Co dostajesz po podpisaniu
- podpisany plik PDF z widocznymi podpisami,
- certyfikat dowodowy ze skrótem SHA-256, pieczęcią i znacznikiem czasu,
- rejestr zdarzeń: otwarcie, kod, podpis, adres IP i przeglądarka,
- archiwum z wyszukiwarką i statusem każdej koperty,
- stronę weryfikacji podpisu, na której każdy sprawdzi, czy plik nie został zmieniony.
Dla kogo są podpisy online
Najczęściej korzystają z nich właściciele małych firm usługowych, zarządcy najmu, biura rachunkowe, agencje, firmy szkoleniowe i działy sprzedaży B2B. Wspólny mianownik to regularne umowy z osobami, które nie siedzą w tym samym mieście. Opisujemy to szerzej na stronie zastosowań.
Jeśli zespół wysyła kilkadziesiąt umów miesięcznie, najlepiej sprawdza się plan Zespół z szablonami i kolejnością podpisujących. Zobacz cennik.