Formy czynności prawnych w skrócie
- Forma dowolna. Oświadczenie można złożyć w każdy sposób, także ustnie lub mailem.
- Forma dokumentowa. Oświadczenie utrwalone w dokumencie w sposób pozwalający ustalić osobę, która je składa.
- Forma pisemna. Podpis własnoręczny albo oświadczenie w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem.
- Forma pisemna z podpisem poświadczonym. Podpis składa się wobec notariusza albo poświadcza notarialnie.
- Akt notarialny. Dokument sporządzony przez notariusza, wymagany dla wybranych czynności.
Przykłady umów, które wymagają notariusza
Akt notarialny jest potrzebny między innymi przy sprzedaży nieruchomości, ustanowieniu odrębnej własności lokalu, umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, darowiźnie nieruchomości i niektórych umowach majątkowych małżeńskich. Przy najmie okazjonalnym oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji składa się w formie aktu notarialnego.
Lista przepisów jest dłuższa, dlatego przy większej czynności warto sprawdzić wymaganą formę albo zapytać notariusza lub prawnika. Notarize nie zastępuje ich pracy.
Przykłady umów, przy których wystarczy podpis elektroniczny
W obrocie firmowym wiele umów można zawrzeć w formie dowolnej lub dokumentowej: umowy o świadczenie usług, zlecenia, umowy o współpracy, umowy ramowe, aneksy, protokoły odbioru, zgody i oświadczenia. Dla nich zwykły podpis elektroniczny z potwierdzeniem adresu e-mail i dowodem jest zwykle wystarczający. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy na stronie zastosowania.
Kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany
Jeśli przepis wymaga formy pisemnej, a strony chcą ją zachować w wersji elektronicznej, potrzebują podpisu kwalifikowanego (art. 78 1 KC). Nie zastąpi go zwykły podpis. Zobacz artykuł kwalifikowany podpis elektroniczny, co to jest.
Jak uniknąć błędu
Przed wysłaniem dokumentu do podpisu ustal, jaką formę przewiduje przepis dla danej czynności. Zapisz wynik przy typie umowy. Dla dokumentów, które wymagają notariusza, zaplanuj wizytę w kancelarii, a przygotowanie projektu i obieg uzgodnień możesz przeprowadzić online. Dla pozostałych użyj podpisów online z certyfikatem dowodowym.
Jak połączyć wizytę u notariusza z pracą online
Nawet gdy ostateczna czynność odbywa się w kancelarii, wiele etapów można przeprowadzić online. Projekt dokumentu możesz uzgodnić ze stroną, zebrać zgody wewnętrzne i oświadczenia pomocnicze, a dopiero ostateczny akt podpisać u notariusza. Skraca to wizytę i zmniejsza liczbę poprawek.
Dokumenty pomocnicze, takie jak upoważnienia, protokoły przekazania czy zgody, często nie wymagają szczególnej formy. Możesz je podpisać elektronicznie i zachować razem z certyfikatem dowodowym, co ułatwia późniejsze odtworzenie przebiegu sprawy.
Pamiętaj, że notariusz zachowuje własne zasady pracy i odpowiada za swoją czynność. Notarize jest narzędziem do podpisywania dokumentów, a nie kancelarią, dlatego nie zastępuje porady ani udziału notariusza tam, gdzie wymaga go prawo.