Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny
Rozporządzenie eIDAS definiuje go jako zaawansowany podpis elektroniczny składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu i opartego na kwalifikowanym certyfikacie. Certyfikat wydaje kwalifikowany dostawca usług zaufania, po zweryfikowaniu tożsamości osoby.
Kwalifikowany podpis ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu, a polski Kodeks cywilny przewiduje, że do zachowania formy pisemnej wystarcza oświadczenie woli w postaci elektronicznej opatrzone takim podpisem (art. 78 1 KC).
Kiedy firma potrzebuje kwalifikowanego podpisu
- gdy przepis wymaga formy pisemnej, a strony chcą zawrzeć umowę elektronicznie,
- gdy kontrahent albo instytucja wprost tego wymaga,
- gdy dokument ma być wiarygodny w obrocie międzynarodowym, na przykład w przetargu,
- gdy chcesz mieć najsilniejszą ochronę dowodową niezależnie od wygody.
Kiedy wystarczy zwykły podpis
Do wielu umów obowiązuje forma dowolna albo dokumentowa. Do tej grupy należą typowe umowy usługowe, zlecenia, oferty, umowy ramowe i zgody. Zwykły podpis elektroniczny z potwierdzeniem adresu e-mail i certyfikatem dowodowym jest wtedy wystarczający i znacznie wygodniejszy dla klienta. Opisujemy to na stronie podpis elektroniczny dla firm.
Koszty i obsługa
Kwalifikowany certyfikat kupuje się na określony czas i trzeba go odnawiać. Potrzebny jest też czytnik lub aplikacja. Dla firmy z wieloma pracownikami koszt rośnie wraz z liczbą osób. Z tego powodu wiele firm używa podpisu kwalifikowanego dla wąskiej grupy dokumentów i zarządu, a resztę umów podpisuje prostszą drogą.
Czy Notarize wystawia kwalifikowany podpis
Nie. Notarize składa zwykły podpis elektroniczny i wzmacnia go certyfikatem dowodowym. Jeśli dokument wymaga podpisu kwalifikowanego, potrzebujesz certyfikatu od dostawcy usług zaufania. Przeczytaj też podpis elektroniczny a kwalifikowany, pytania i odpowiedzi, a o różnicy względem innych rodzajów podpisu napisaliśmy w artykule podpis osobisty a kwalifikowany.
Jak zdecydować w firmie
Zrób listę dokumentów, które podpisujecie, i przy każdym zapisz, jaką formę przewiduje prawo. Dokumenty, które wymagają formy pisemnej z podpisem kwalifikowanym, oznacz osobno. Resztę możesz przenieść do podpisów online. W razie wątpliwości zapytaj prawnika.
Ograniczenia, o których warto wiedzieć
Certyfikat kwalifikowany ma ograniczony czas ważności, po którym trzeba go odnowić, a po utracie karty albo hasła trzeba go unieważnić i wystawić nowy. Dokument podpisany ważnym certyfikatem pozostaje podpisany, lecz dobrze jest przechowywać go razem z informacjami potrzebnymi do weryfikacji w przyszłości.
Drugie ograniczenie dotyczy kontrahentów. Nie każdy z nich ma narzędzia do składania i sprawdzania takiego podpisu, więc wymaganie go od klienta może spowolnić sprzedaż. Zanim ustalisz taką politykę w firmie, policz, ile dokumentów faktycznie wymaga podpisu kwalifikowanego, i ogranicz go do nich.
Trzecie ograniczenie to organizacja pracy. Podpis jest przypisany do osoby, więc zmiana w zarządzie albo odejście pracownika oznacza konieczność wystawienia nowego certyfikatu. W małych firmach to częsty powód, dla którego dokumenty trafiają na biurko właściciela i czekają.