Skąd się biorą oba podpisy
Podpis osobisty to funkcja e-dowodu. Aby go używać, aktywujesz certyfikat w dowodzie i potrzebujesz czytnika albo telefonu z NFC. Jest bezpłatny. Podpis kwalifikowany pochodzi od kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, który po weryfikacji tożsamości wydaje certyfikat na określony czas za opłatą.
Najważniejsze różnice
| Cecha | Podpis osobisty | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|
| Źródło | e-dowód osobisty | kwalifikowany dostawca usług zaufania |
| Koszt | bez opłaty | opłata za certyfikat na czas oznaczony |
| Potrzebny sprzęt | czytnik lub telefon z NFC | czytnik, karta albo aplikacja |
| Zastosowanie | sprawy urzędowe i usługi, które go akceptują | szeroko, także w obrocie prywatnym i międzynarodowym |
| Akceptacja przez firmy | zależna od kontrahenta | powszechna w całej Unii |
Co to oznacza w obrocie firmowym
Jeśli przepis wymaga formy pisemnej w wersji elektronicznej, bezpieczną drogą jest podpis kwalifikowany. Zakres, w jakim można posłużyć się podpisem osobistym w umowach prywatnych, zależy od przepisów i od kontrahenta, dlatego w razie wątpliwości warto zapytać prawnika. Do umów, które mogą być zawarte w formie dowolnej lub dokumentowej, żaden z tych podpisów nie jest niezbędny.
Wygoda dla klienta
Klient, który ma podpisać jedną umowę, rzadko ma aktywny e-dowód albo certyfikat kwalifikowany. Gdy wymagasz takiego podpisu, wydłużasz obieg. Dla umów, które tego nie wymagają, szybciej działają podpisy online z kodem z maila i certyfikatem dowodowym.
Jak wybrać
Zacznij od pytania, jaką formę wymaga dana czynność. Jeżeli forma jest dowolna, wybierz najprostszy podpis z dobrym dowodem. Jeśli wymaga podpisu kwalifikowanego, postaw na certyfikat od dostawcy. Więcej o podpisie kwalifikowanym znajdziesz w artykule kwalifikowany podpis elektroniczny, co to jest, a rodzaje podpisów porównujemy na stronie zaawansowany podpis elektroniczny a zwykły.
Przykład z codziennej pracy firmy
Wyobraź sobie biuro, które co miesiąc wysyła kilkadziesiąt umów do klientów. Gdyby każdy klient musiał użyć podpisu osobistego albo kwalifikowanego, część umów utknęłaby na etapie zakładania certyfikatu lub szukania czytnika. Jeśli umowa nie wymaga takiej formy, sensowniejsze jest rozwiązanie, w którym klient klika link, wpisuje kod i podpisuje.
Z drugiej strony dla kilku dokumentów rocznie, takich jak ważne umowy zarządu, certyfikat kwalifikowany ma sens. Wtedy jedna osoba w firmie lub dwie zajmują się podpisem kwalifikowanym, a reszta zespołu korzysta z prostszego obiegu. Taki podział jest tańszy i szybszy niż jeden najmocniejszy podpis dla wszystkich.
W obu przypadkach zachowaj porządek w archiwum. Przy każdym dokumencie zapisz, jakim podpisem został podpisany i dlaczego wybrano taki sposób. Po roku widać wtedy, które typy umów można przenieść do prostszej drogi.
Co sprawdzić przed wdrożeniem w firmie
Zbierz od kontrahentów informację, jakie podpisy akceptują, oraz od działu prawnego listę dokumentów z wymaganą formą. Sprawdź, ile osób w firmie ma podpisywać dokumenty i czy mają urządzenia do ich składania. Dopiero na tej podstawie wybierz rozwiązanie albo ich połączenie.
Zaplanuj też, gdzie będą przechowywane podpisane pliki, kto ma do nich dostęp i jak sprawdzisz je za rok. Dobrze zorganizowane archiwum jest ważniejsze niż sam wybór rodzaju podpisu, bo to w nim szukasz dowodu, kiedy pojawia się spór.