Trzy sposoby rozliczania podpisu
Dostawcy nie liczą podpisu tak samo, dlatego porównywanie samych cen bywa mylące. Najpierw ustal, za co płacisz, dopiero potem patrz na kwotę.
- Pakiet podpisów. Kupujesz 10, 100 albo 1 200 podpisów i zużywasz je w określonym czasie. Dobre przy rzadkich umowach.
- Abonament za użytkownika. Płacisz co miesiąc za osobę wysyłającą dokumenty, zwykle z limitem wysyłek.
- Abonament za koperty. Płacisz za pulę dokumentów miesięcznie, a stanowiska dobierasz do zespołu.
Ile naprawdę kosztują popularne oferty
Dane z publicznych cenników w momencie pisania, ceny mogą się zmienić. Pamiętaj o różnicy netto i brutto, bo firma zwykle odlicza VAT.
| Oferta | Model | Cena | Co dostajesz |
|---|---|---|---|
| Signius, podpis zaawansowany | pakiet za podpisy | 59 zł brutto za 100 podpisów co 30 dni | ok. 0,59 zł za podpis brutto |
| Signius, zakup jednorazowy | pakiet za podpisy | 229 zł brutto za 600 podpisów | ważność 1 rok |
| Autenti PRO | abonament za użytkownika | 139 zł netto miesięcznie, 89 zł netto przy płatności rocznej | 1 miejsce, limit 10 dokumentów miesięcznie w planie miesięcznym |
| Autenti PREMIUM | abonament za użytkownika | 199 zł netto miesięcznie, 129 zł netto przy płatności rocznej | 1 miejsce, limit 15 dokumentów miesięcznie w planie miesięcznym |
| Notarize Firma | abonament za koperty | 199 zł netto miesięcznie, połowa ceny przy płatności rocznej | 1 stanowisko, 40 kopert, certyfikat dowodowy |
| Notarize Zespół | abonament za koperty | 599 zł netto miesięcznie | 5 stanowisk, 250 kopert |
Przykładowy rachunek dla trzech firm
To przykłady, nie obietnice. Wzięliśmy trzy typowe sytuacje i policzyliśmy, który model wychodzi najprościej.
Pięć umów w miesiącu, jedna osoba. Najtańszy będzie pakiet podpisów. Kilka złotych miesięcznie wystarczy, a dowód w postaci prostego raportu zwykle wystarcza przy niskim ryzyku.
Trzydzieści umów w miesiącu, jedna osoba. Pakiet i abonament zbliżają się do siebie. Liczy się, czy potrzebujesz pełnego dowodu, kolejności podpisów i archiwum w jednym miejscu. Plan Firma za 199 zł netto obejmuje 40 kopert.
Dwieście umów w miesiącu, pięć osób. Abonament za użytkownika mnoży się przez liczbę osób. Plan Zespół za 599 zł netto daje 250 kopert i 5 stanowisk, czyli ok. 2,40 zł netto za kopertę przy pełnym wykorzystaniu.
Koszty, o których cenniki milczą
- limit wysyłki w planie miesięcznym, po którym trzeba dopłacić albo przejść na droższy plan,
- podpisy z SMS, zaawansowane i kwalifikowane liczone osobno od zwykłego podpisu,
- dodatkowe stanowiska dla kolejnych handlowców lub asystentek,
- archiwum i wyszukiwarka dokumentów dostępne tylko w wyższych planach,
- czas pracownika, który pilnuje, kto już podpisał.
Czy tani podpis wystarczy w razie sporu
W sporze liczy się to, czy potrafisz wykazać, kto podpisał, kiedy i czy dokument został później zmieniony. Sam plik PDF z grafiką podpisu tego nie pokazuje. Pomaga certyfikat dowodowy ze skrótem SHA-256, pieczęcią i znacznikiem czasu, który opisujemy na stronie certyfikatu dowodowego. Przy umowach o wartości kilku tysięcy złotych różnica kilkudziesięciu złotych w abonamencie jest zwykle mniejsza niż koszt jednego sporu.
Jak wybrać w pięciu krokach
- Policz umowy wysyłane w typowym miesiącu i w najgorszym.
- Policz osoby, które je wysyłają.
- Sprawdź, czy któraś umowa wymaga podpisu kwalifikowanego lub formy notarialnej. Tych nie załatwisz zwykłym podpisem, a Notarize nie jest kancelarią notarialną.
- Zdecyduj, czy potrzebujesz dowodu na wypadek sporu, czy wystarczy potwierdzenie podpisu.
- Wypróbuj wybrane narzędzie na jednym prawdziwym dokumencie i zmierz czas od wysyłki do podpisu.
Zanim wyślesz umowę
Koszt podpisu to jedna strona sprawy, druga to wiarygodność kontrahenta. Zanim wyślesz dużą umowę do podpisu, warto sprawdzić firmę kontrahenta w danych z KRS i CEIDG: czy spółka istnieje, kto ją reprezentuje i czy nie ma sygnałów upadłości.
Potem zostaje już tylko wysyłka. Porównanie z konkretnym konkurentem znajdziesz na stronie alternatywa dla Autenti, a pełne plany w cenniku.