Gdzie biuro rachunkowe traci czas przy dokumentach klientów
Biuro z 60 klientami ma w skali roku kilkaset dokumentów do podpisu: umowy o prowadzenie ksiąg, aneksy po zmianie stawek, upoważnienia do kontaktu z urzędem, zgody na przetwarzanie danych, zlecenia dodatkowe. Klienci to najczęściej właściciele firm, którzy nie mają czasu na wizytę w biurze, a skan z długopisu wraca po tygodniu.
Przy podpisie online klient dostaje link w mailu, otwiera dokument w telefonie, wpisuje kod i podpisuje. Ty widzisz w panelu, kto jeszcze nie otworzył wiadomości, więc przypominasz tylko tym, którzy faktycznie zalegają, zamiast dzwonić do wszystkich.
Które dokumenty biura podpiszesz elektronicznie
| Dokument | Podpis online | Uwagi |
|---|---|---|
| Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych | tak | zwykle wystarcza forma dokumentowa lub pisemna zależnie od zapisów umowy |
| Aneks (zmiana wynagrodzenia, zakresu usług) | tak | seria aneksów do wszystkich klientów po jednej zmianie cennika |
| Klauzule i zgody RODO | tak | certyfikat dowodowy zapisuje czas i skrót wersji tekstu |
| Upoważnienie do kontaktu z biurem | tak | bez wymogu spotkania |
| Pełnomocnictwa do urzędów | zależy | sprawdź wymagania danego urzędu i wzoru, część formularzy ma własne zasady |
| Umowy zlecenia i o dzieło dla pracowników biura | tak | zwykła forma, podpis w telefonie |
Jak wygląda wysyłka umowy do klienta biura
- Wgrywasz umowę w PDF i wpisujesz adres e-mail klienta oraz własny.
- W planie Zespół ustawiasz kolejność podpisujących, na przykład najpierw klient, potem właściciel biura.
- Klient dostaje wiadomość z linkiem, otwiera dokument, wpisuje kod z maila i podpisuje.
- Obie strony dostają podpisany PDF z certyfikatem dowodowym, a dokument trafia do archiwum, które przeszukasz po nazwie klienta.
Dowód na wypadek sporu o zakres usług lub termin
Spory między biurem a klientem dotyczą zwykle trzech rzeczy: kto odpowiadał za termin deklaracji, czy klient znał zakres usług z umowy i czy zgodził się na zmianę wynagrodzenia. Certyfikat dowodowy zapisuje godziny zdarzeń, adres IP i skrót SHA-256 pliku, więc wiadomo, którą wersję klient podpisał i że nikt jej potem nie zmienił. Opis certyfikatu znajdziesz na stronie certyfikat dowodowy.
To nie zastępuje opinii prawnej. W razie spornych kwestii formy dokumentu skonsultuj się z prawnikiem.
Który plan dla biura rachunkowego
To przykład, nie obietnica. Biuro z 50 klientami, które w ciągu roku wysyła około 25 dokumentów miesięcznie (nowe umowy, aneksy, zgody), zmieści się w planie Firma: 199 zł netto miesięcznie za 40 kopert i jedno stanowisko. Biuro z trzema osobami obsługującymi klientów i serią aneksów po zmianie cennika, około 150 dokumentów w miesiącu, wybierze plan Zespół za 599 zł netto, czyli 250 kopert i 5 stanowisk.
Płatność roczna z góry obniża cenę o połowę. Wszystkie warianty zobaczysz w cenniku, a ogólny rachunek dla firm opisujemy w artykule ile kosztuje podpis elektroniczny dla firmy.
Porównanie z papierem i skanem
| Cecha | Papier i kurier | Skan w mailu | Notarize |
|---|---|---|---|
| Czas od wysyłki do podpisu | kilka dni | godziny do dni | zwykle minuty |
| Wiadomo, którą wersję klient podpisał | trudne | brak | skrót SHA-256 i pieczęć czasu |
| Przypomnienia dla zalegających | telefony | ręcznie | status każdej koperty w panelu |
| Przechowywanie | segregatory | skrzynki mailowe | archiwum z wyszukiwarką |
| Rejestr zdarzeń | ręcznie | ręcznie | eksport do CSV w planach Zespół i Organizacja |
Czego nie załatwisz zwykłym podpisem
Notarize nie jest kancelarią notarialną ani dostawcą podpisu kwalifikowanego. Dokumenty, dla których przepisy lub urząd wymagają szczególnej formy, trzeba podpisać zgodnie z tym wymogiem. Pozostałe, a w biurze to większość, wysyłasz online. Porównanie rodzajów podpisu znajdziesz na stronie zaawansowany podpis elektroniczny, a inne branże w sekcji zastosowania.