Gdzie agencja traci czas i prowizję przy papierowych dokumentach
Agent, który prowadzi kilkanaście ofert naraz, ma do podpisu więcej papierów, niż się wydaje: zlecenie pozyskania oferty, protokół z każdej prezentacji nieruchomości, oświadczenia o zapoznaniu się ze stanem lokalu, aneksy przedłużające umowę, zgody marketingowe. Klienci często pracują w innym mieście albo za granicą, a spotkanie tylko po to, by złożyć podpis, odpada.
Najdroższy skutek braku podpisu to spór o prowizję. Klient twierdzi, że nie widział protokołu prezentacji, a kupujący, który obejrzał mieszkanie dzięki agencji, kończy transakcję poza nią. Dokument podpisany w ciągu minut od oglądania i zapisany razem z godziną i skrótem treści jest solidniejszym punktem wyjścia niż skan podpisu sprzed tygodnia.
Które dokumenty agencji podpiszesz elektronicznie
| Dokument | Podpis online | Uwagi |
|---|---|---|
| Protokół prezentacji nieruchomości | tak | wysyłka zaraz po oglądaniu, podpis w telefonie kupującego |
| Oświadczenia i zgody klienta (RODO, marketing) | tak | certyfikat dowodowy zapisuje czas i skrót wersji tekstu |
| Aneks przedłużający zlecenie | tak | bez spotkania, także dla klientów za granicą |
| Umowa współpracy z agentem lub freelancerem | tak | zwykła forma, podpis obu stron |
| Zlecenie pośrednictwa | sprawdź | przepisy o pośrednictwie stawiają wymagania co do formy, ustal z prawnikiem, czy forma elektroniczna wystarcza w Twoim wzorze |
| Umowa sprzedaży nieruchomości | nie | wymaga aktu notarialnego, tego podpis online nie zastąpi |
Jak wygląda wysyłka protokołu po prezentacji
- Wgrywasz protokół w PDF i wpisujesz adres e-mail klienta oraz własny.
- Klient dostaje wiadomość z linkiem, otwiera dokument w telefonie, wpisuje kod z maila i podpisuje.
- W planie Zespół ustawiasz kolejność podpisujących, na przykład najpierw kupujący, potem agent.
- Obie strony dostają podpisany PDF z certyfikatem dowodowym, a dokument trafia do archiwum, które przeszukasz po adresie nieruchomości albo nazwisku klienta.
Dowód na wypadek sporu o prowizję
Certyfikat dowodowy zawiera dziennik zdarzeń: wysłanie, otwarcie dokumentu, kod potwierdzający i moment podpisu, wraz ze skrótem SHA-256 pliku. Jeśli po roku ktoś zakwestionuje, że widział warunki prowizji, masz komplet danych w jednym pliku zamiast zdjęcia kartki.
To nie jest gwarancja wygranej. O wartości dowodu decyduje sąd, a przy większych kwotach dobrze, by wzór umowy sprawdził prawnik. Ale różnica między dokumentem z historią zdarzeń a skanem bez żadnych śladów jest realna.
Który plan dla agencji nieruchomości
To przykład, nie obietnica. Agent solo, który wysyła około 30 dokumentów miesięcznie, mieści się w planie Firma: 199 zł netto miesięcznie za jedno stanowisko i 40 kopert. Agencja z pięcioma agentami korzysta z planu Zespół za 599 zł netto, gdzie koperty i archiwum są wspólne, a właściciel widzi stan wszystkich wysyłek.
Płatność roczna z góry obniża cenę o połowę. Wszystkie warianty zobaczysz w cenniku, a ogólny rachunek dla firm opisuje artykuł ile kosztuje podpis elektroniczny dla firmy.
Porównanie z papierem i skanem
| Cecha | Papier i spotkanie | Skan w mailu | Notarize |
|---|---|---|---|
| Czas od wysyłki do podpisu | dni lub kolejne spotkanie | godziny do dni | zwykle minuty |
| Dowód, że klient widział treść | brak | brak | dziennik otwarcia i podpisu |
| Wykrycie zmian po podpisie | trudne | brak | skrót SHA-256 i pieczęć |
| Przechowywanie | segregatory w biurze | skrzynki mailowe agentów | wspólne archiwum z wyszukiwarką |
| Dokumenty po odejściu agenta | rozproszone | zostają w jego skrzynce | zostają w koncie agencji |
Czego nie załatwisz zwykłym podpisem
Notarize nie jest kancelarią notarialną i nie zastępuje aktu notarialnego przy przeniesieniu własności ani podpisu kwalifikowanego tam, gdzie przepis go wymaga. Agencja zyskuje przede wszystkim na dokumentach towarzyszących transakcji, których jest najwięcej i które najczęściej giną. Przed zmianą obiegu zlecenia pośrednictwa sprawdź wymagania formalne dla swojego wzoru. Więcej o granicach zwykłej formy znajdziesz w tekście kiedy umowa wymaga notariusza.