Które umowy z ludźmi możesz podpisać mailem
Firmy, które pracują ze zleceniobiorcami, freelancerami i podwykonawcami, podpisują w roku dziesiątki lub setki dokumentów: umowy zlecenia, o dzieło, kontrakty B2B, klauzule poufności, oświadczenia o prawach autorskich, aneksy do stawek. Dla większości z nich kodeks cywilny nie wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc zwykły podpis elektroniczny jest wystarczającą formą zawarcia.
Zasada jest prosta: jeśli dla danej czynności przepis nie przewiduje szczególnej formy, możesz ją zawrzeć też online. Szczegółowe granice opisuje artykuł kiedy umowa wymaga notariusza, a kiedy wystarczy podpis elektroniczny.
Tabela dokumentów współpracy i formy podpisu
| Dokument | Podpis online | Uwagi |
|---|---|---|
| Umowa zlecenia | tak | brak wymogu szczególnej formy, wystarcza zwykły podpis z dowodem |
| Umowa o dzieło | tak | osobno ustal przeniesienie praw autorskich, jeśli dzieło go dotyczy |
| Kontrakt B2B | tak | najczęstszy przypadek, podpisują dwie firmy lub firma i działalność jednoosobowa |
| Umowa o zachowaniu poufności (NDA) | tak | często podpisywana przed pierwszą rozmową o projekcie |
| Przeniesienie autorskich praw majątkowych | sprawdź | przepisy wymagają formy pisemnej, ustal z prawnikiem, czy forma elektroniczna wystarcza w Twoim wzorze |
| Umowa o pracę | sprawdź | Kodeks pracy ma własne wymogi, osobna weryfikacja przed wdrożeniem |
Ile to kosztuje przy kilkudziesięciu współpracownikach
Firma, która co miesiąc podpisuje 20 umów zlecenia i 15 aneksów, ma 35 dokumentów, czyli mieści się w planie Firma: 199 zł netto miesięcznie za jedno stanowisko i 40 kopert. Przy płatności rocznej z góry cena spada o połowę. Jedna umowa kosztuje wtedy około 3 zł netto, bez żadnych dopłat za certyfikat dowodowy.
Porównaj to z kosztem kuriera (zwykle 25 zł w jedną stronę), drukiem, skanem i czasem osoby, która pilnuje, kto już odesłał. Większy rachunek, także z cennikami innych dostawców, rozpisaliśmy w tekście ile kosztuje podpis elektroniczny dla firmy.
Jak wygląda wysyłka umowy zlecenia krok po kroku
- Przygotowujesz umowę w PDF z danymi zleceniobiorcy.
- Wgrywasz plik do Notarize i wpisujesz adres e-mail współpracownika oraz własny.
- Współpracownik dostaje link, otwiera dokument w telefonie, wpisuje kod z maila i podpisuje.
- Dostajecie podpisany PDF z certyfikatem dowodowym, a dokument trafia do archiwum z wyszukiwarką.
Co zapisuje certyfikat dowodowy
W certyfikacie znajdziesz moment wysłania, otwarcia i podpisu, adresy e-mail stron oraz skrót SHA-256 dokumentu. Gdy za rok ktoś zakwestionuje stawkę albo zakres zlecenia, możesz wykazać, jaka wersja tekstu została zaakceptowana i kiedy. Ocena dowodu należy do sądu, ale historia zdarzeń jest znacznie mocniejsza niż skan bez dat.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu umów ze współpracownikami
Pierwszy błąd to wysyłanie umowy w edytowalnym pliku Word. Współpracownik odsyła ten sam plik z podmienionym akapitem i nikt tego nie zauważa. Podpis na PDF z zapisanym skrótem treści zamyka tę lukę, bo każda zmiana po podpisie jest widoczna.
Drugi błąd to brak porządku w wersjach. Gdy stawka zmienia się trzy razy w roku, a aneksy leżą w czterech skrzynkach mailowych, odtworzenie ustaleń zajmuje godziny. Jedno archiwum z wyszukiwarką po nazwisku i dacie skraca to do kilku minut.
Trzeci błąd to podpisywanie po rozpoczęciu pracy. Zleceniobiorca zaczyna zadanie na słowo, umowa dochodzi po tygodniu, a w razie sporu o zakres nikt nie ma dokumentu z datą sprzed startu. Skoro podpis zajmuje kilka minut, nie ma powodu czekać.
Przykład z firmy, która współpracuje z kilkunastoma freelancerami
Agencja kreatywna zleca prace piętnastu freelancerom, a co kwartał aktualizuje stawki. Wcześniej wysyłała PDF mailem, prosiła o wydruk, podpis i skan, a potem ręcznie pilnowała, kto odesłał. Po przejściu na podpis online wysyła piętnaście aneksów jednego dnia, w panelu widzi, kto otworzył wiadomość, i przypomina tylko tym, którzy zalegają.
Zysk to nie tylko czas. Agencja ma pewność, że każdy aneks jest podpisany w tej wersji tekstu, którą wysłała, a osoba prowadząca księgowość pobiera komplet dokumentów z jednego miejsca przy rozliczeniu kosztów.
Pytania do dostawcy przed zakupem
- Czy współpracownik musi zakładać konto, żeby podpisać dokument.
- Jak rozlicza się wysyłki: za osobę, za podpis czy za kopertę.
- Czy archiwum da się przeszukać po nazwisku i dacie.
- Czy w razie potrzeby da się ustawić kolejność podpisujących.
- Gdzie przechowywane są dokumenty i czy to Unia Europejska.
Umowa o pracę, czyli granica zwykłego podpisu
Umowa o pracę podlega Kodeksowi pracy, który ma własne reguły dotyczące formy i dokumentacji pracowniczej. Zanim przeniesiesz ją do obiegu elektronicznego, ustal z prawnikiem lub kadrami, jaka forma podpisu jest wymagana w Twoim przypadku. Zlecenia, kontrakty B2B i dokumenty współpracy możesz natomiast wdrożyć od razu.
Jeśli równolegle porządkujesz czas pracy współpracowników, przyda się narzędzie do planowania, na przykład grafik pracy zgodny z Kodeksem pracy.
Gdzie pasuje Notarize
Notarize jest dla firm, które wysyłają umowy w PDF i chcą mieć stały abonament z dowodem w cenie. Współpracownik podpisuje w przeglądarce, bez konta, a Ty masz porządek w jednym archiwum. Plany i ceny są w cenniku, a ogólny rachunek dla firm w opisie podpisu elektronicznego dla firm. Jeśli porównujesz dostawców, zobacz też program do podpisywania umów dla firmy.