Zacznij od dokumentów, nie od cennika
Najczęstszy błąd przy zakupie to porównywanie cen bez wiedzy, co firma właściwie podpisuje. Kilka umów zlecenia miesięcznie to zupełnie inna sprawa niż setki umów z klientami, aneksów i protokołów. Zanim otworzysz pierwszą stronę z ofertą, spisz rodzaje dokumentów, liczbę wysyłek w typowym i najgorszym miesiącu oraz osoby, które je wysyłają.
Zapisz też, które dokumenty wymagają szczególnej formy. Podpis kwalifikowany albo akt notarialny w niektórych sytuacjach są konieczne i żaden zwykły program ich nie zastąpi. Pomaga w tym artykuł kiedy umowa wymaga notariusza.
Osiem kryteriów, które naprawdę coś zmieniają
| Kryterium | Pytanie do dostawcy | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Model rozliczeń | Płacę za podpis, za użytkownika czy za koperty? | Ten sam rachunek wychodzi trzy razy inaczej przy tej samej liczbie umów |
| Limity | Ile dokumentów mogę wysłać w miesiącu i co po przekroczeniu? | Plany z niskim limitem zmuszają do dopłat albo droższego pakietu |
| Podpis po stronie klienta | Czy klient musi zakładać konto lub instalować aplikację? | Każdy dodatkowy krok obniża odsetek podpisanych umów |
| Dowód | Co dostaję poza samym PDF? | Certyfikat ze skrótem pliku, czasem zdarzeń i adresem IP liczy się w sporze |
| Kolejność podpisujących | Czy mogę ustawić, kto podpisuje pierwszy? | Przy umowach z kilkoma stronami oszczędza ręczne pilnowanie |
| Szablony i pola | Czy zapiszę gotowy wzór umowy z miejscami na dane? | Przy powtarzalnych dokumentach oszczędza najwięcej czasu |
| Archiwum | Gdzie leżą podpisane pliki i jak je znajdę za rok? | Wyszukiwarka i role dostępu zastępują segregatory i skrzynki mailowe |
| Dane i umowa | Gdzie przechowywane są dokumenty i czy jest umowa powierzenia? | To pierwsze pytanie działu prawnego i IT |
Trzy modele rozliczeń na przykładzie
To przykłady, nie obietnice. Zakładamy publiczne cenniki z końca października 2026 i ceny netto, bo firma zwykle odlicza VAT.
Kilka umów miesięcznie, jedna osoba. Najtaniej wychodzą pakiety podpisów kupowane na zapas. Jeśli nie zależy Ci na pełnym dowodzie, to wystarczy.
Około 30 do 40 umów, jedna osoba. Abonament z kopertami i dowodem w cenie bywa prostszy niż liczenie pakietów. W Notarize plan Firma kosztuje 199 zł netto miesięcznie za 40 kopert i jedno stanowisko.
Około 200 umów, kilka osób. Abonament za każdego użytkownika mnoży się przez liczbę osób. Plan Zespół w Notarize kosztuje 599 zł netto miesięcznie za 250 kopert i 5 stanowisk.
Rozszerzone porównanie cen konkretnych dostawców znajdziesz w artykule ile kosztuje podpis elektroniczny dla firmy.
Jak sprawdzić program w jeden dzień
- Wgraj prawdziwą, ale nieistotną umowę i wyślij ją na własny prywatny adres.
- Zmierz, ile kliknięć dzieli klienta od podpisu i czy wszystko działa na telefonie.
- Pobierz podpisany plik i dowód, otwórz je w innej przeglądarce i sprawdź, czy da się odczytać zdarzenia.
- Spróbuj zmienić jeden znak w PDF po podpisie i zobacz, czy program to wykryje.
- Poproś o fakturę próbną, żeby sprawdzić, jak wygląda rozliczenie i okres wypowiedzenia.
Najczęstsze pułapki
- cena z rocznym zobowiązaniem podana jako miesięczna,
- limit wysyłek w planie miesięcznym niższy, niż wynika z potrzeb,
- dodatkowe opłaty za SMS, podpis zaawansowany albo dodatkowego użytkownika,
- archiwum dostępne tylko w wyższym planie,
- brak umowy powierzenia danych, gdy dokumenty zawierają dane osobowe pracowników lub klientów.
Zanim wyślesz umowę zagranicznemu kontrahentowi
Przy umowach z firmami z Unii Europejskiej warto jeszcze przed wysyłką sprawdzić status VAT UE kontrahenta w systemie VIES, bo błędny numer lub wygasła rejestracja psują fakturowanie po podpisaniu. Sam podpis zajmie wtedy kilka minut.
Gdzie pasuje Notarize
Notarize jest dla firm, które wysyłają umowy w PDF i chcą mieć stały abonament z dowodem w cenie. Klient podpisuje w przeglądarce, bez konta, a Ty dostajesz certyfikat dowodowy. Jeśli porównujesz konkretnego dostawcę, zobacz alternatywę dla Autenti, a jeśli liczysz plan dla zespołu, podpis elektroniczny dla firm. Plany i ceny są w cenniku.