Czym jest podpis zaufany
Podpis zaufany jest bezpłatny i dostępny dla osób, które mają profil zaufany. Powstał, by obywatele mogli podpisywać wnioski i pisma w kontaktach z administracją publiczną. Składa się go przez serwis rządowy, logując się do profilu.
Jest to inny podpis niż kwalifikowany. Nie wymaga kwalifikowanego certyfikatu, a jego zastosowanie ma swoje granice, które wyznaczają przepisy. Warto o tym pamiętać, zanim użyjesz go w umowie z kontrahentem.
Jak złożyć podpis zaufany w pliku PDF
- zaloguj się do profilu zaufanego w serwisie rządowym,
- wybierz opcję podpisania dokumentu i wskaż plik PDF,
- potwierdź podpis kodem z SMS lub w aplikacji bankowej,
- pobierz plik z podpisem w osobnym pliku lub w formacie podpisu.
Dlaczego to nie jest wygodne w umowach firmowych
Pierwszy problem to profil. Każdy podpisujący musi go mieć i umieć się nim posługiwać. Klient, który ma podpisać prostą umowę zlecenia, często nigdy go nie zakładał. Drugi problem to obieg. Plik podpisany przez jedną stronę trzeba odesłać drugiej, a potem do pierwszej, bez statusu i przypomnień.
Trzeci problem to dowód. Podpis zaufany potwierdza tożsamość osoby w serwisie rządowym, ale nie tworzy zestawu danych o przebiegu podpisywania tej konkretnej umowy: kiedy dokument otwarto, z jakiego adresu, w jakiej kolejności podpisały strony. W firmowych sprawach takie informacje bywają potrzebne w razie sporu.
Co zamiast tego
Dla typowych umów firmowych lepiej sprawdzają się podpisy online z weryfikacją kodem z e-maila i certyfikatem dowodowym. Klient nie zakłada profilu, a Ty dostajesz podpisany plik, rejestr zdarzeń i skrót SHA-256. Gdy dokument wymaga formy pisemnej w wersji elektronicznej, potrzebny jest podpis kwalifikowany, o którym piszemy w artykule kwalifikowany podpis elektroniczny, co to jest.
Kiedy podpis zaufany ma sens
Gdy załatwiasz sprawę w urzędzie albo w instytucji, która wprost go przyjmuje. W kontaktach między firmami nie zakładaj, że kontrahent go zaakceptuje, i ustal to wcześniej. Przeczytaj też, jak podpisać dokument profilem zaufanym.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorcy
Jeśli korzystasz z podpisu zaufanego w sprawach urzędowych, zachowuj pliki z podpisem w jednym katalogu i opisuj je datą oraz nazwą sprawy. Pozwala to później odtworzyć, co i kiedy zostało wysłane. W przypadku umów handlowych zastanów się, czy kontrahent rzeczywiście oczekuje takiego podpisu, czy to Ty przenosisz nawyk ze spraw urzędowych.
Pamiętaj też o bezpieczeństwie profilu. Dostęp do niego daje możliwość podpisywania w Twoim imieniu, dlatego korzystaj z silnego hasła i nie udostępniaj kodów. Jeśli kilka osób w firmie ma podpisywać dokumenty, osobne konta i rejestr zdarzeń są wygodniejsze niż jedno wspólne logowanie.
Na koniec rozważ test. Wyślij ten sam prosty dokument do współpracownika dwiema drogami i zmierz, ile czasu zajmuje każda. Różnica zwykle rozstrzyga, która droga ma sens w codziennej pracy.