Co jest potrzebne do podpisu profilem zaufanym
Musisz mieć założony i potwierdzony profil zaufany, czyli konto powiązane z Twoimi danymi i zweryfikowane przez bank, urząd albo wideoweryfikację. Do samego podpisu potrzebne są dostęp do konta i telefon do kodu lub aplikacja bankowa.
Krok po kroku
- otwórz serwis do podpisywania dokumentów i zaloguj się profilem zaufanym,
- wybierz opcję podpisu i wskaż plik na dysku,
- wskaż sposób zapisania podpisu, czyli osobny plik albo plik z podpisem,
- potwierdź kodem z wiadomości lub w aplikacji,
- pobierz wynik i sprawdź, czy otwiera się poprawnie.
Gdzie podpis profilem zaufanym się sprawdza
Najlepiej w korespondencji z urzędami i w sprawach, w których instytucja wprost przyjmuje ten rodzaj podpisu. Wtedy proces jest szybki i bezpłatny. Zanim wyślesz dokument, sprawdź w wymaganiach adresata, jakie podpisy akceptuje.
Kiedy lepiej wybrać inny podpis
Jeśli umowę podpisują klienci spoza urzędowych procedur, nie zakładaj, że każdy ma profil zaufany i chce go użyć. Dla takich umów lepiej działają podpisy online, gdzie podpisujący potwierdza adres e-mail kodem. Jeśli przepis wymaga formy pisemnej w wersji elektronicznej, potrzebny jest podpis kwalifikowany. Porównanie znajdziesz w artykule zaawansowany podpis elektroniczny a zwykły.
Jak zachować dowód
Przechowuj plik razem z podpisem i zapisz datę wysyłki. Przy umowach firmowych dodatkowo przydaje się rejestr zdarzeń i skrót pliku, które daje certyfikat dowodowy. Sprawdź także artykuł o tym, dlaczego podpis zaufany w PDF nie służy do umów firmowych.
Najczęstsze problemy przy podpisywaniu
Najczęstszy kłopot to nieaktualny profil albo zablokowany dostęp po zmianie telefonu. Przed ważnym terminem sprawdź logowanie z wyprzedzeniem, aby nie tracić czasu w ostatniej chwili. Drugi kłopot to plik w nieobsługiwanym formacie, dlatego dokument przygotuj jako PDF i sprawdź jego rozmiar.
Trzeci kłopot dotyczy odbiorcy. Instytucja może wymagać podpisu w konkretnym formacie albo w osobnym pliku. Gdy wysyłasz dokument z podpisem w osobnym pliku, dołącz oba pliki i nie zmieniaj ich nazw, bo weryfikacja opiera się na zgodności zawartości.
Czwarty kłopot to oczekiwanie, że ten sam podpis zadziała w każdej sytuacji. Zasady jego użycia są określone w przepisach i regulaminach konkretnych usług, więc przy nowej sprawie sprawdź wymagania adresata zamiast opierać się na wcześniejszych doświadczeniach.
Jak ocenić, czy to dobry wybór dla Twojej sprawy
Zadaj sobie trzy pytania. Kto jest adresatem dokumentu i czy wprost przyjmuje ten podpis. Jaką formę przewiduje przepis dla tej czynności. Ilu podpisujących musi złożyć podpis i czy każdy z nich ma profil. Jeśli odpowiedzi wypadają na korzyść podpisu zaufanego, proces jest szybki i nic nie kosztuje.
Jeśli którakolwiek odpowiedź budzi wątpliwość, wybierz drogę, która nie zależy od cudzego konta. Przy umowach z klientami wystarczy zwykle podpis online z kodem z maila, a przy dokumentach wymagających formy pisemnej w wersji elektronicznej podpis kwalifikowany. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której dokument wraca do poprawy z powodu niewłaściwego rodzaju podpisu.