Najpierw ustal, jakiego podpisu potrzebujesz
Pytanie jak zrobić podpis elektroniczny ma trzy różne odpowiedzi, bo pod tym hasłem kryją się trzy poziomy podpisu. Zwykły podpis elektroniczny to dane dołączone do dokumentu, którymi podpisujący składa oświadczenie woli. Zaawansowany jednoznacznie wiąże się z osobą i wykrywa zmiany dokumentu. Kwalifikowany wymaga certyfikatu od dostawcy usług zaufania i jest równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Zanim wybierzesz narzędzie, sprawdź, w jakiej formie można zawrzeć daną umowę. Dla większości umów handlowych i usługowych nie obowiązuje szczególna forma, więc zwykły podpis wystarczy. Różnice opisujemy na stronie zaawansowany podpis elektroniczny a zwykły.
Droga pierwsza, podpis kwalifikowany
Kupujesz kwalifikowany certyfikat u dostawcy usług zaufania, weryfikujesz tożsamość i instalujesz oprogramowanie albo korzystasz z aplikacji. To najsilniejszy podpis, ale proces trwa dłużej, a kontrahent też musi umieć sprawdzić podpis. Dla pojedynczej umowy z klientem bywa to zbyt kłopotliwe.
Droga druga, obrazek z podpisem
Wstawiasz skan swojego podpisu do pliku PDF. Zajmuje to minutę, lecz nie masz żadnego dowodu. Nie wiadomo, kto wstawił obraz, kiedy to zrobił i czy treść pliku nie została później zmieniona. W razie sporu taki dokument jest słaby.
Droga trzecia, usługa z weryfikacją i certyfikatem dowodowym
Wgrywasz PDF do usługi, wpisujesz adres e-mail osoby podpisującej i wysyłasz. Osoba otwiera link, wpisuje kod z wiadomości i podpisuje. Usługa zapisuje czas, adres IP i przeglądarkę, liczy skrót SHA-256 pliku, nakłada pieczęć i dodaje znacznik czasu. Tak działają podpisy online w Notarize.
Całość trwa kilka minut, a podpisujący nie instaluje niczego. Dostajesz podpisany plik i certyfikat dowodowy, który w sporze pokazuje przebieg podpisania.
Jak zrobić to krok po kroku
- przygotuj dokument i zapisz go jako PDF,
- wgraj plik i sprawdź, czy pola podpisu stoją we właściwych miejscach,
- wpisz adres e-mail każdej osoby podpisującej,
- wyślij dokument i poczekaj na kody oraz podpisy,
- pobierz podpisany plik wraz z certyfikatem i zachowaj go w archiwum.
Na co uważać
Nie obiecuj sobie, że zwykły podpis zastąpi akt notarialny albo podpis kwalifikowany tam, gdzie wymaga go prawo. Zadbaj, aby adres e-mail podpisującego był prawidłowy, bo to on potwierdza dostęp do skrzynki. Zachowuj plik razem z certyfikatem. Szczegółowy opis procesu znajdziesz w artykule jak podpisać dokument online, a ceny w cenniku.
Najczęstsze błędy przy pierwszym podpisie
Pierwszy błąd to wysyłanie dokumentu w formacie, który zmienia układ na innym urządzeniu. Zapisz umowę jako PDF, zanim ją wgrasz, wtedy każdy zobaczy te same strony. Drugi błąd to zbyt ogólne pola podpisu. Jeśli w umowie są dwie strony, każda powinna mieć własne pole, opisane nazwą roli, a nie samym słowem podpis.
Trzeci błąd to brak kopii. Po zakończeniu podpisywania pobierz podpisany plik i certyfikat i zapisz je w miejscu, które firma regularnie archiwizuje. Archiwum w usłudze jest wygodne, ale własna kopia daje spokój przy audycie albo zmianie dostawcy.
Czwarty błąd to pomijanie przypomnień. Osoby podpisujące często odkładają wiadomość na później, a jedno przypomnienie po kilku dniach skraca obieg bardziej niż dopisywanie kolejnych próśb w osobnych mailach.